El trabajo asíncrono es cuando no se espera que la lista de una empresa esté en línea al mismo tiempo o complete su trabajo simultáneamente. Este modelo de trabajo funciona para equipos remotos y dispersos que trabajan en diferentes zonas horarias o tienen un arreglo de trabajo flexible.
Según este modelo, los empleados pueden trabajar de forma independiente y no se espera que respondan mensajes al instante o que estén en línea en determinados momentos. Con la creciente popularidad del trabajo remoto y la adaptabilidad de las listas de empleados , muchas empresas están optando por modelos de trabajo asíncronos para brindarles a sus empleados más flexibilidad y al mismo tiempo abrir su empresa al grupo de talentos global. Cuando su empresa trabaja de forma asincrónica, puede contratar personas que viven y trabajan en diferentes zonas horarias.
Pero como cualquier estructura organizacional, el trabajo asincrónico solo beneficiará a su empresa si se comunica con claridad y planifica con anticipación. Hemos elaborado una guía de trabajo asincrónico para líderes empresariales.
Conclusiones clave:
- El trabajo asíncrono es un modelo de trabajo que suelen emplear los equipos remotos y que no requiere que los miembros del equipo inicien sesión al mismo tiempo.
- Los modelos de trabajo asíncronos pueden ayudar a las oficinas a globalizarse y contratar empleados de todo el mundo
- El trabajo asincrónico exitoso requiere transparencia, comunicación y documentación
Trabajo asincrónico versus trabajo sincrónico
En pocas palabras: el trabajo asincrónico es cuando los empleados no tienen que iniciar sesión al mismo tiempo y no se espera que respondan los mensajes de inmediato. El trabajo sincrónico, por otro lado, es cuando los empleados trabajan en un horario típico (generalmente de 9 a. m. a 5 p. m. o de 10 a. m. a 6 p. m.) y se espera que respondan a los mensajes de manera oportuna.
Ejemplos de trabajo asincrónico:
- Los empleados trabajan de forma independiente en sus propios proyectos.
- Los empleados pueden responder mensajes de chat o correo electrónico cuando sea conveniente para ellos.
- Por lo general, los empleados no tendrán que iniciar sesión en reuniones ni asistir a sesiones en vivo de ningún tipo.
Ejemplos de trabajo sincrónico:
- Por lo general, se espera que los empleados comiencen a trabajar entre las 9 a. m. y las 10 a. m. en una zona horaria específica
- Se espera que los empleados respondan mensajes de chat o correos electrónicos dentro de la hora en que se reciben
- Los empleados deberán iniciar sesión en reuniones virtuales o asistir a reuniones en persona con su equipo en un momento específico
Beneficios del trabajo asincrónico
El trabajo asincrónico puede ser muy beneficioso tanto para los empleados como para los gerentes. Permite a los empleados ser más flexibles al mismo tiempo que permite a los gerentes contratar de la vasta reserva mundial de talentos .
1. Prioriza la independencia de los empleados
En los modelos de trabajo asincrónico, los empleados pueden ser independientes y flexibles. Pueden trabajar en los momentos en que serán más productivos y completar su trabajo en sus propios términos. Para muchos empleados, esto conduce a una mayor felicidad e incluso a una mayor productividad: una cantidad asombrosa de empleados informaron que la flexibilidad y la independencia son los mayores beneficios de trabajar desde casa.
2. Le permite contratar globalmente sin obstáculos
Supongamos que posee una empresa de tecnología en San Francisco, California. Si sus empleados se presentan a trabajar a las 9 a. m. y desea contratar a nivel mundial, sería a las 2 a. m. del día siguiente para los empleados potenciales en Tokio, Japón.
El trabajo asincrónico puede solucionar ese obstáculo. Al permitir que los empleados de todo el mundo trabajen durante sus horas de trabajo típicas, podrá aprovechar los muchos beneficios de los empleados globales sin obligarlos a trabajar fuera del horario laboral.
3. Mejora la productividad del equipo
El trabajo asincrónico a menudo significa que las empresas deben ser diligentes en la documentación de conversaciones y cambios en el flujo de trabajo, y todos estos materiales deben ser fácilmente accesibles para todos los empleados.
Esto puede significar que los empleados no tienen que esperar las actualizaciones de los miembros del equipo para completar su trabajo y pueden realizar sus tareas más rápido. Los equipos asincrónicos pueden avanzar más rápido en el ciclo del proyecto, lo que puede significar que, en conjunto, son más productivos .
6 consejos para gestionar equipos asíncronos
Trabajar de forma asíncrona tiene muchos beneficios, pero requiere trabajo para llegar allí. Los líderes empresariales deben ser comunicativos y minuciosos para preparar a sus equipos para el éxito.
1. Agregue búferes a su programación
Cuando su equipo está disperso, algunos empleados pueden estar ubicados en lugares que están entre ocho y 12 horas por delante o por detrás de su zona horaria. Y como los negocios pueden ser impredecibles, es mejor permitir un margen de maniobra en caso de que los empleados tengan algún problema y no puedan comunicarse con usted para informarle que un proyecto se retrasará.
Agregue búferes de uno o dos días en sus programaciones para tener en cuenta los plazos incumplidos y mantener los proyectos funcionando sin problemas.
Consejo: no programe dos pasos del ciclo de su proyecto en el mismo día, especialmente si los completan dos personas diferentes.
2. Programe reuniones solo cuando sea necesario
Uno de los principales beneficios del trabajo asincrónico es que los empleados pueden trabajar de forma totalmente independiente. Por lo tanto, iniciar sesión en una reunión en un momento específico es un obstáculo para su productividad y capacidad de trabajo. Para algunos, iniciar sesión en una reunión también puede significar usar la computadora tarde en la noche (recuerde: ¡son las 7 p. m. en Londres, Inglaterra, cuando son las 11 a. m. en San Francisco, California!).
Aunque algunas reuniones serán necesarias, trate de evitarlas y solo programe reuniones cuando sea crucial.
Sugerencia: Los grandes anuncios, capacitaciones o lecciones de toda la empresa, las reuniones disciplinarias o los ayuntamientos para obtener comentarios de los empleados pueden constituir reuniones necesarias.
3. Aproveche la tecnología
El trabajo asíncrono va de la mano con el trabajo remoto. Y al igual que el trabajo remoto, los equipos asincrónicos dependen de la tecnología. La tecnología permite que los equipos dispersos se comuniquen, administren proyectos, documenten su trabajo y accedan a cualquier proyecto o material de capacitación relevante.
Sugerencia: Los calendarios compartidos y/o las bases de datos de gestión de proyectos pueden ayudar a su equipo a realizar un seguimiento de los horarios de sus compañeros de trabajo.
4. Comunicar de manera eficiente y específica
Los equipos asincrónicos no tienen tiempo para las llamadas «conversaciones de enfriadores de agua». La comunicación entre los equipos dispersos debe ser clara y eficiente, de modo que cada parte conozca sus próximos pasos exactos y pueda planificar en consecuencia.
Como la comunicación puede no ser inmediata o simultánea, debe trabajar para asegurarse de que cada persona con la que se comunique sepa exactamente lo que necesita y por qué lo pregunta.
Consejo: encuentre un equilibrio entre ser amigable e informativo. El hecho de que su comunicación deba ser directa y concisa no significa que no pueda imbuir su personalidad y conocer a su equipo.
5. Organiza tu espacio de trabajo
Cuando su equipo no estará en línea simultáneamente, todos deben saber exactamente dónde deben ir para encontrar las herramientas o las respuestas que necesitan. Eso significa que su espacio de trabajo digital debe estar ordenado y ser fácil de navegar. Tenga sus materiales de capacitación, información de gestión de proyectos y cualquier otra herramienta del lugar de trabajo claramente etiquetada y de fácil acceso.
Sugerencia: el objetivo de un espacio de trabajo organizado es reducir la dependencia de los empleados de otras personas para obtener la información que necesitan. Organice sus archivos y materiales de capacitación por tema, puesto de trabajo y relevancia.
6. Optimice su incorporación
La incorporación es un momento crítico para que los nuevos empleados se familiaricen con su carga de trabajo y confíen en su capacidad para ejecutarla. Para los equipos asincrónicos que pueden no tener mucho tiempo cara a cara con la gerencia, es especialmente importante que estos empleados reciban la capacitación y las herramientas que necesitan para tener éxito.
Sugerencia: un sistema de tutoría en el que un nuevo empleado se empareja con uno experimentado que trabajará horas similares puede brindar a los nuevos empleados a alguien a quien contactar si tienen preguntas.
Cómo comunicarse de forma asíncrona
La comunicación asíncrona puede ser un desafío. La comunicación asincrónica significa que puede enviar un correo electrónico o un mensaje que no se responderá hasta horas o incluso días después. Sin embargo, la tecnología permite que los equipos de todo el mundo se mantengan conectados y productivos.
Algunas de las herramientas disponibles para la comunicación asíncrona incluyen:
- Correo electrónico
- Plataformas de mensajería como Slack o Google Chat
- Plataformas de gestión de proyectos como Basecamp o Asana
- Herramientas de programación como Smartsheet o Trello
Como práctica recomendada, todo lo que necesite un registro en papel o involucre a varias personas debe discutirse en hilos públicos como un canal de Slack o una base de datos de gestión de proyectos. Los registros o la comunicación más informal se pueden dejar en mensajes privados o correos electrónicos.
Consejos para mejorar la comunicación asíncrona
La comunicación asíncrona no debería dejar a ninguno de sus empleados sintiéndose como una ocurrencia tardía. Algunas maneras de asegurarse de que su comunicación sea sólida incluyen:
- Trate todas las zonas horarias por igual. Rote los horarios de sus reuniones sincronizadas para que sean convenientes para todas las zonas horarias de forma continua y demuéstrele a su equipo que no está dando un trato preferencial a ningún grupo.
- Agilice sus procesos. Los empleados pueden tener dolores de cabeza si el proyecto en el que están trabajando se divide entre los canales de comunicación. Establezca pautas claras sobre cómo comunicar sobre un proyecto y dónde enviar el trabajo.
- Tenga cuidado con sus pings. Aprenda a diferenciar entre comunicación urgente y no urgente. Enviar mensajes constantemente a su equipo con demandas o preguntas puede aumentar su ansiedad. En su lugar, sea considerado e intencional con su mensaje.
Manténgase sincronizado: ¿Cuándo la comunicación asíncrona no es la opción correcta?
Al inclinarse por el trabajo asincrónico, debe desarrollar una mentalidad de prioridad remota. Eso significa que, en su mayor parte, no se reunirá cara a cara con su equipo. Sin embargo, todavía hay algunas situaciones en las que la comunicación síncrona será el camino correcto a seguir.
Debe sincronizar para un chat cuando:
- Estás contratando o despidiendo a alguien
- Estás organizando un evento de trabajo en equipo o un lugar de reunión informal.
- Tiene un gran anuncio como la salida de una persona destacada, un cambio en toda la empresa u otra reorganización estructural
- Vas a discutir un tema sensible o emocionalmente cargado con un empleado, como una emergencia personal, médica o familiar.
- Está realizando una reunión individual o un registro
Manténgase al día con su equipo
Los equipos globales asincrónicos pueden aportar mucho valor a cualquier empresa, es decir, si sabe cómo manejarlos. En caso de que esté buscando expandirse en el extranjero y cultivar una fuerza laboral dispersa, deje que un socio de globalización como Velocity Global se encargue de su logística.
Comuníquese con nosotros hoy para ver cómo podemos ayudarlo.
