Las estrategias de mitigación de riesgos y la comprensión de la responsabilidad legal como empleador cuando se trabaja a nivel internacional son las conversaciones más comunes que tenemos. Hay tantas minas terrestres y badenes que pueden tomar a una empresa con la guardia baja. Muchas veces, cuando algo sale mal, no es que la empresa no estuviera preparada, es que el entorno en el que trabajaban había cambiado y no había suficiente tiempo en el día para estar al tanto de todo el movimiento. Solo considere que en los EE. UU., el IRS ha realizado casi 4,700 cambios en el código fiscal desde 2001– esto promedia aproximadamente uno por día. El IRS es solo una de aproximadamente cuatro o cinco agencias reguladoras con las que las empresas tienen que trabajar a nivel nacional; la situación es similar a peor a nivel internacional porque muchos países no tienen el mismo nivel de transparencia y accesibilidad de la información.
Cada situación legal variará mucho, pero queríamos reunir algunas pautas sobre cómo podría abordar su propia auditoría de su responsabilidad. Afortunadamente, un gran bufete de abogados global al que seguimos, Baker & McKenzie , ha hecho esto por todos nosotros y solo transmitiremos lo que recopilaron en este gran documento llamado » El empleador global: un manual sobre cuestiones laborales y de empleo internacionales».
Cómo auditar su responsabilidad legal como empleador
A continuación se presentan algunos de los elementos importantes que debe analizar para comprender mejor si tiene un punto ciego de responsabilidad en sus operaciones internacionales o si se está preparando para establecer operaciones internacionales.
1) Clasificación errónea de contratista independiente
Muchas empresas se sienten atraídas por la idea de utilizar contratistas independientes como personal internacional debido a la flexibilidad y la falta de costos de establecimiento. Recientemente acabamos de redactar un artículo completo sobre por qué no puede hacer esto. Muchos países lo penalizarán peor que los EE. UU. si se dieran cuenta de que su contratista independiente en realidad estaba operando como un empleado.
2) Retenciones y Deducciones de Nómina
Si una empresa opta por contratar a un contratista independiente que en realidad es un empleado o le paga a un empleado a través de una empresa de nómina nacional, puede poner en riesgo cualquier operación futura en el país de destino. Tuvimos un cliente que terminó pagando $ 300K + para remediar esta situación exacta y recuperar la capacidad de operar en el país.
3) Salario y Pago
Según Baker & McKenzie , mientras se encuentra fuera de los EE. UU., el concepto de exención/no exención (y, por lo tanto, la clasificación errónea y las reclamaciones de horas extra) a menudo no existe, el incumplimiento de las leyes aplicables sobre salarios y horarios (incluidos los aumentos obligatorios de salarios, las limitaciones de horas de trabajo y leyes de igualdad salarial) puede resultar en una responsabilidad significativa. Por ejemplo, en algunas jurisdicciones (p. ej., México y Taiwán), incluso los gerentes pueden tener derecho a horas extra, y en otras (p. ej., Francia y Alemania), existen sanciones penales potenciales por el incumplimiento de ciertos requisitos de salarios y horarios.
4) Beneficios para empleados
La mayoría de los países tienen mínimos legales para cosas como atención médica, vacaciones, participación en las ganancias, seguro de vida, etc. El incumplimiento de estos mínimos puede resultar en multas graves, una demanda o, potencialmente, la pérdida de las operaciones del país.
5) Expatriados y empleados móviles
Estos dos tipos de empleados abren riesgos de responsabilidad completamente nuevos, incluida la adquisición y el costo de la visa, las retenciones adecuadas o la compensación de impuestos. Recientemente escribimos un artículo completo sobre las diferencias entre contratar ciudadanos locales e importar expatriados, puede obtener más información aquí .
Muchos empleados móviles pueden necesitar tanto una nómina del país de origen como una nómina del país anfitrión para cubrir todas las responsabilidades.
6) Leyes de Discriminación y Acoso
Esta forma de responsabilidad tiende a ser mucho más frecuente en los EE. UU., pero eso no significa que no sea algo a tener en cuenta en su nuevo país anfitrión. Todos los estados de la UE han adoptado una directiva que exige la igualdad en el lugar de trabajo y China se está moviendo hacia lo mismo. Vale la pena consultar las leyes de su país anfitrión para comprender si es necesario implementar políticas y capacitaciones en toda la empresa.
7) Salud y Seguridad Ocupacional
Según Baker & McKenzie , al igual que la OSHA de EE. UU. y las leyes estatales de salud y seguridad, los requisitos de salud y seguridad ocupacional abundan en todo el mundo.
En muchas jurisdicciones, esto incluso se cruza con áreas que los empleadores de EE. UU. tradicionalmente no consideran que se incluyan en la rúbrica de salud y seguridad, como la necesidad de que los empleados tomen vacaciones o vacaciones como una cuestión de salud y seguridad en el Reino Unido.
En algunas jurisdicciones, los comités específicos de salud y seguridad son obligatorios una vez que un empleador tiene un cierto número de empleados locales, y dichos comités deben ser consultados siempre que surja un problema relacionado con la salud y la seguridad (p. ej., Francia).
8) Comités de Empresa, Sindicatos y Convenios de Negociación Colectiva
Según Baker & McKenzie , un área clave que no se “traduce” directamente es la existencia de órganos representativos de los empleados y convenios colectivos fuera de los EE. UU.
Dependiendo del número de empleados, las empresas a menudo deben tener un comité de empresa o delegados de los empleados (p. ej., en Francia y los Países Bajos).
Además, a menudo, independientemente del número de empleados, las empresas pueden estar sujetas a acuerdos de negociación colectiva implementados a nivel nacional (por ejemplo, en Austria, Brasil, Francia, Italia, etc.).
El incumplimiento puede dar lugar a responsabilidades importantes, incluidas sanciones penales en algunas jurisdicciones.
9) Protecciones y derechos de rescisión
Según Baker & McKenzie , en ausencia de un sindicato, en los EE. UU., los empleados a voluntad pueden ser despedidos con o sin previo aviso y por cualquier motivo, siempre que no sea un motivo ilegal. A menos que se activen las leyes federales o estatales específicas de cierre de plantas o despidos masivos, no existen obligaciones de notificación particulares en los EE. UU.
Esto es muy diferente fuera de los EE. UU. y, por lo tanto, una de las áreas más altas de responsabilidad potencial. Por ejemplo, fuera de los EE. UU., la auditoría debe incluir el cumplimiento de las obligaciones de notificación e indemnización, así como las obligaciones de notificación o consulta del representante de los empleados o del gobierno.
Una auditoría también debe incluir una revisión de cualquier liberación, ya que en algunas jurisdicciones una liberación de reclamos requiere la ratificación de las autoridades locales (p. ej., México), mientras que en otras una liberación no es exigible (p. ej., Brasil).
Finalmente, una auditoría debe garantizar que la empresa cierre adecuadamente el ciclo de cualquier empleado que se vaya. Esto incluye el cumplimiento de los requisitos del cheque de pago final, así como los pagos obligatorios de vacaciones o propinas por fin de servicio (p. ej., en Corea). Algunas jurisdicciones (p. ej., Alemania e India) también requieren avisos de renuncia firmados a mano.
10) Privacidad de datos, mantenimiento de registros y códigos de conducta
Según Baker & McKenzie , con un enfoque cada vez mayor en esta área, cada auditoría debe incluir el cumplimiento de los requisitos de privacidad de datos y mantenimiento de registros. Si bien la UE todavía considera a los EE. UU. como una jurisdicción «insegura» desde la perspectiva de la privacidad de los datos, la protección de la privacidad de los empleados (p. ej., bajo HIPPA o bajo las constituciones estatales, como en California) también está ganando terreno en los EE. UU. y debe incluirse en cualquier auditoría.
En relación con esto, existen numerosos requisitos de mantenimiento de registros federales, estatales y extranjeros que deben revisarse.
Finalmente, para la multinacional estadounidense que cotiza en bolsa, el cumplimiento de las obligaciones impuestas bajo SOX y las regulaciones de intercambio y las leyes de privacidad de datos, mantenimiento de registros y empleo fuera de los EE.
Si puede echar un vistazo objetivo a su organización a través de todos estos lentes, debería poder hacerse una idea de si tiene pasivos pendientes o próximos. Asegúrese de comunicarse con su abogado si hay algún asunto que no esté claro. Si necesita ayuda para evaluar su estrategia de expansión internacional, no dude en hacernos una pregunta o comunicarse con nuestra división de Consultoría Global .