Lo que necesita saber sobre las tarifas diarias en Europa

Lo que necesita saber sobre las tarifas diarias en Europa

El término per diem significa literalmente «para cada día». Es un término que se usa para describir una cantidad fija de dinero que se le dará a un empleado para cubrir los gastos relacionados con viajes mientras visita otros países. Si alguien trabaja en los Estados Unidos pero está en Europa por negocios, normalmente su empleador le dará una cantidad fija de gastos de manutención para cubrir cosas como alojamiento en hoteles y comidas. Si no viajaran por negocios, no estarían obligados a pagar; por lo tanto, la carga del reembolso recae en la organización que los envió allí. Pero para un tema aparentemente simple, hay una serie de aspectos clave que las empresas deben tener en cuenta.

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Comprender las tasas de viáticos en Europa

Lo más importante que debe comprender acerca de los viáticos en Europa es que generalmente están dictados por dos factores clave: primero por la legislación y luego por la preferencia del cliente. Algunos países son mucho más estrictos que otros cuando se trata de viáticos. En Alemania, por ejemplo, los viáticos son un método no negociable de gastos de comidas privadas cuando se viaja. Esta postura se ha tomado tanto en un esfuerzo por proteger a los empleados de verse obligados a pagar los gastos laborales de su propio bolsillo, como para proteger a los empleadores cuando se trata de otros problemas críticos como el abuso de gastos.

En términos generales, los empleados tienen derecho a las tarifas de viáticos sobre una base anual. Por lo general, se dividen en diferentes categorías para varias partes de un viaje de negocios, lo que representa elementos como la llegada o salida de un empleado en el viaje, el pago de su alojamiento, comida y otros gastos diarios necesarios. Las tarifas generalmente se establecen no solo dentro del contexto de un país en particular (como la mencionada Alemania), sino también con respecto a las principales ciudades o centros comerciales específicos .

No se requiere que los recibos se envíen con Per Diems ya que estos ya están acordados. Sin embargo, un cliente puede solicitar que el empleado presente recibos.

Otras consideraciones importantes para los viáticos

Otro beneficio importante de la política detrás de los viáticos es que fue diseñada en parte para ayudar a los empleados a ahorrar una cantidad significativa de tiempo en términos de seguimiento de los gastos y costos comerciales. En lugar de un sistema que puede variar mucho según el lugar al que viaje el empleado, el tipo de negocio o incluso para quién esté trabajando; todo se acuerda antes de un viaje, y los viáticos suelen ser muy fáciles de reclamar a través de cualquier plataforma que se utilice.

Expensify, por ejemplo, es una plataforma de gastos popular que es compatible con la legislación actual y otras reglas en Europa y otros países que tiene toda esta funcionalidad integrada en la solución misma. Con ese tipo de activo a su lado, manejar los viáticos y tener una compensación justa garantizada es tan simple como pasar unos momentos en una computadora o un teléfono inteligente.

Pero como era de esperar, los viáticos tampoco son un tema sin una buena cantidad de controversia. Un punto importante para muchos es el hecho de que los viáticos se reembolsan desde una perspectiva práctica. Un empleado tendrá una tarifa fija o «asignación» que puede usar por día. Sin embargo, si gastan menos de la tarifa asignada, aún se les reembolsa esa cifra precisa. Si gastan más de la tarifa asignada, el cliente en cuestión en realidad no tiene la obligación de pagar la diferencia, incluso si el gasto fue legítimo e inevitable durante el viaje. Muchas organizaciones pagarán la diferencia, pero no están obligadas a hacerlo.

Igualmente preocupante para muchos es la forma en que ciertos gobiernos manejan los viáticos en comparación con otras naciones. Los funcionarios estadounidenses a menudo reciben reembolsos mucho más generosos por alimentos y alojamiento que los de otros países, lo que ha provocado que muchos se pregunten si el gobierno de los Estados Unidos está gastando innecesariamente millones de dólares en viajes al extranjero. Esto no es necesariamente un problema con la idea de los viáticos en sí, y es más bien una limitación del sistema; algunos gobiernos eligen manejar los viáticos de manera diferente a otros. Hasta que se cree un sistema global estricto (que no parece estar en el horizonte en el corto plazo), es probable que este tipo de controversia persista.

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Actualizado el 21 de febrero de 2019