Las mejores herramientas tecnológicas para equipos remotos

mujer en laptop

El trabajo remoto es el nuevo estándar en todo el mundo. Algunas empresas hicieron la transición a oficinas remotas como resultado de las precauciones de seguridad debido al COVID-19. Otras empresas ofrecen el teletrabajo como un beneficio atractivo para los empleados que desean más flexibilidad. De cualquier manera, el trabajo remoto está ganando popularidad, y solo en los Estados Unidos, la cantidad de empleados remotos aumentó en un  159 % entre 2005 y 2017 .

Si bien el trabajo remoto tiene muchos beneficios , trae un conjunto único de desafíos de comunicación y organización para las empresas, especialmente aquellas que hacen la transición por primera vez. Velocity Global emplea a más de 200 trabajadores en cinco continentes diferentes, y usamos muchas herramientas diferentes que nos hacen exitosos todos los días.

Esta guía explora algunas de las herramientas y recursos tecnológicos favoritos de nuestra empresa que permiten a nuestro equipo trabajar sin problemas en casa. Creemos que también funcionarán para sus equipos globales.

Las mejores herramientas de comunicación para equipos remotos

La comunicación efectiva es fundamental para los equipos que no pueden estar juntos en la misma oficina. Sin embargo, comunicarse de forma remota no es fácil, ya sea que se encuentre al otro lado de la ciudad o en distintas zonas horarias. Afortunadamente, existen herramientas tecnológicas que hacen que chatear y conectarse con compañeros de trabajo sea mucho más fácil.

Algunas herramientas útiles que utiliza Velocity Global para facilitar la comunicación en equipos remotos transfronterizos incluyen:

Flojo

  • Cuando trabaja de forma remota, normalmente no puede levantarse de su espacio de trabajo para hacerle una pregunta a un compañero de trabajo o hablar sobre cómo va su día. Las empresas globales deben invertir en una plataforma de mensajería instantánea universal, como Slack, para permitir que los colegas se conecten rápida y fácilmente. Slack permite que los compañeros de trabajo se comuniquen al instante, manteniendo la comunicación clara y coherente entre los empleados y asegurándose de que las preguntas cruciales nunca queden sin respuesta.
  • Slack permite a los usuarios crear diferentes grupos o canales para que los equipos puedan chatear con grupos más grandes o solo con uno pequeño que trabaja en un proyecto. Microsoft, Skype, Facebook, Cisco y muchas otras empresas ofrecen servicios de mensajería instantánea similares, así que investigue sus opciones antes de decidir qué herramienta se adapta a sus necesidades únicas.

Comunicaciones de video de Zoom

  • Enviar un mensaje rápido a los compañeros de trabajo es útil, pero a veces es más fácil reunirse en grupo y discutir proyectos más grandes. Reunirse cara a cara también ayuda a los miembros del equipo global a sentirse conectados con sus compañeros de trabajo y como si fueran parte del equipo. Si no puede reunirse en una oficina física para las reuniones, el uso de una herramienta de reunión virtual como Zoom une a las personas y agrega otra capa de conexión para colegas remotos.
  • Skype es otra herramienta de videoconferencia para empresas que facilita la comunicación cara a cara cuando no puede reunirse con un compañero de trabajo en persona.

Las mejores herramientas de organización para equipos remotos

La organización es un desafío para cualquier equipo, pero mantener organizado un equipo con una fuerza laboral internacional agrega desafíos adicionales. Los líderes deben asegurarse de que sus empleados estén actualizados sobre los proyectos actuales y que todos tengan acceso a documentos o información cuando la necesiten.

Hay muchas herramientas diferentes de gestión de proyectos disponibles en la actualidad. Las herramientas que elija para su equipo dependen de una variedad de factores, como el tamaño de su equipo, la industria en la que trabaja y cómo su equipo opera de manera más eficiente. Es posible que deba probar más de una herramienta antes de encontrar la que mejor se adapte a sus necesidades. Algunas herramientas de organización que los empleados de Velocity Global encuentran más útiles incluyen:

ásana

  • Asana es una plataforma de gestión de proyectos que ayuda a mantener informados a todos los miembros de un equipo sobre las tareas que deben realizar para completar un proyecto y el estado de cada tarea. Puede almacenar documentos, comunicarse con los miembros de su equipo y planificar proyectos futuros, todo en una sola herramienta.
  • Una vez más, hay muchas herramientas de gestión de proyectos diferentes disponibles, todas con una amplia variedad de características y puntos de precio. Dé tiempo a su equipo para probar diferentes herramientas y decidir cuál funciona mejor para sus necesidades. Es posible que su empresa necesite utilizar más de una plataforma de gestión de proyectos porque el equipo de marketing puede tener necesidades diferentes a las del equipo de finanzas u otros departamentos internos.

Trello

  • Trello es una aplicación de creación de listas de estilo Kanban que permite a los equipos administrar y organizar tareas y próximos proyectos. Puede agregar archivos adjuntos, resúmenes y listas de tareas para que todos los miembros del equipo puedan encontrar los documentos necesarios y realizar un seguimiento del progreso del proyecto.

Google Drive

  • Compartir archivos entre diferentes equipos y miembros del equipo es un desafío, y un aspecto importante del trabajo remoto es garantizar que todos tengan fácil acceso a lo que necesitan, cuando lo necesitan. Mantener los archivos guardados en un solo lugar es crucial, por lo que su empresa debe invertir en una solución de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox. Estas soluciones (y una política establecida para guardar y organizar documentos) ayudan a evitar que los archivos críticos se guarden en una sola computadora en caso de una falla del sistema.

Noción

  • Notion es un centro centralizado para documentos de capacitación internos, información de toda la empresa, agendas de reuniones semanales y calendarios para mantener a los equipos al día. Este espacio de trabajo se adapta a las necesidades individuales del equipo y proporciona un lugar centralizado para compartir información.

buzón

  • Los equipos usan Dropbox para almacenar información confidencial, compartir archivos y colaborar en proyectos, todo en una ubicación segura. Esta herramienta puede acomodar archivos de cualquier tamaño de forma segura, lo que es una gran ventaja para los equipos remotos.

Las mejores herramientas de colaboración y formación para equipos remotos

Uno de los mayores obstáculos para los equipos remotos es la colaboración y la capacitación en tiempo real. Capacitar a los miembros del equipo en un nuevo software mientras intenta programar reuniones en diferentes zonas horarias presenta sus desafíos. Además, colaborar durante una reunión en persona es difícil de replicar en un entorno virtual.

Para combatir algunos de estos obstáculos, los equipos remotos utilizan varios software y herramientas que agilizan la capacitación y la colaboración virtuales. Algunas herramientas efectivas que utiliza Velocity Global incluyen:

Telar

  • Loom es un software de grabación de video que ayuda a los equipos a comunicarse de forma visual y asíncrona. Los usuarios pueden grabarse a sí mismos a través de su cámara web, su pantalla o ambos, según el mensaje que intentan transmitir, y enviar fácilmente su mensaje (a través de un hipervínculo) a su destinatario.
  • Facilita la capacitación, ya que puede guiar a los miembros de su equipo a través de procesos específicos mientras captura los detalles en pantalla. Es igualmente útil para compartir información rápida, ya que a menudo es más eficiente que escribir un correo electrónico.

Miró

  • Miro ayuda a traer herramientas visuales a las que puede estar acostumbrado en un entorno de oficina en línea con plantillas de colaboración virtual. Tienen numerosas variaciones que se adaptan a las diferentes etapas del desarrollo del proyecto, desde la estrategia y la planificación, hasta la métrica y la medición.
  • Miro también ofrece una experiencia táctil de arrastrar «notas adhesivas» en una pizarra virtual, recrear una reunión de lluvia de ideas en persona y permitir que los miembros del equipo compartan ideas simultáneamente.

Las mejores herramientas de construcción de cultura y conexión para equipos remotos

Cuando tiene un equipo distribuido, desarrollar una cultura empresarial saludable es un poco diferente de los equipos en la oficina, pero no menos crítico. Además de las videollamadas y los canales de Slack, hay un par de otras herramientas de software para fomentar la conexión dentro de un equipo.

Conozca a su equipo (KYT)

  • KYT es una herramienta de apoyo para que los gerentes generen confianza y relación con su equipo remoto. Ayuda a los equipos a conocerse entre sí con las preguntas para romper el hielo, fomenta la afirmación positiva a través de la función de reconocimiento, apoya reuniones individuales saludables y construye relaciones haciendo preguntas periódicas.
  • También hay soporte comunitario para gerentes con la versión completa de KYT, que brinda acceso a recursos, debates y consejos sobre todo lo relacionado con la administración remota.

Rosquilla

  • Donut es otra aplicación integrada de Slack que ayuda a fomentar las relaciones dentro del equipo. Genera aleatoriamente diferentes emparejamientos cada mes y los conecta a través de un DM de Slack. La idea es organizar una videollamada con alguien nuevo cada mes para conocerlo y charlar de algo que no sea trabajo.
  • Donut hace recordatorios a mitad de mes y pregunta si tuvieron la oportunidad de reunirse al final del mes.

Contrate a su equipo remoto global hoy

Gracias a las diferentes herramientas tecnológicas disponibles, gestionar un equipo global remoto nunca ha sido tan fácil. Nuestros expertos saben lo que se necesita para mantener a los empleados de todo el mundo productivos, comprometidos y conectados, y podemos ayudarlo a hacer lo mismo con sus equipos. Si desea obtener más información sobre el trabajo remoto, lea nuestra guía completa para administrar un equipo remoto global .

Cuando esté listo para contratar un equipo global remoto, nuestra solución International PEO (Organización de Empleadores Profesionales) agiliza el proceso y reduce la carga para usted y sus equipos. Nuestros expertos manejan la incorporación, la nómina y la administración de beneficios, así como el cumplimiento y la mitigación de riesgos.

Siempre estamos aquí para ayudarlo a incorporar trabajadores globales de manera compatible y ayudarlos a sentirse conectados y respaldados, sin importar dónde vivan y trabajen. Si desea obtener más información sobre cómo trabajar de forma remota crea una gran oportunidad para el crecimiento internacional,  comuníquese con nosotros hoy .