Cualquiera que haya cantado alguna vez «Working for the Weekend» de Loverboy puede saber lo que es no amar completamente tu trabajo. Pero lo que los gerentes y líderes empresariales pueden no saber son los posibles costos comerciales relacionados con la falta de productividad del equipo. En realidad, una fuerza laboral desmotivada puede ser un obstáculo para el crecimiento y los objetivos de su empresa, ya que estos empleados tienen índices más altos de ausentismo y errores.
Aumentar la productividad en el lugar de trabajo va más allá de contratar nuevos empleados o hacer crecer su negocio; también significa hacer felices a sus empleados y priorizar su bienestar. Esto es especialmente importante a medida que más y más oficinas cambian al trabajo remoto . Una fuerza laboral feliz es una fuerza laboral comprometida, lo que significa que su plantilla debe sentirse valorada en sus puestos para poder hacer un buen trabajo.
Aquí en Velocity Global, nuestro objetivo es proporcionar a los líderes empresariales las herramientas que necesitan para hacer crecer sus negocios , por lo que les pedimos a los líderes empresariales exitosos consejos sobre cómo fomentar la productividad en sus oficinas. Siga leyendo para obtener consejos para aumentar la productividad.
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¿Qué es la productividad del equipo? 12 consejos para mejorar el rendimiento del equipo
La productividad del equipo es una medida de rendimiento que compara el número de actividades completadas con la calidad del trabajo y el tiempo que se tarda en terminar. Para ser verdaderamente productivo, desea completar con éxito y adecuadamente una gran parte de las actividades programadas dentro de la cantidad de tiempo dada.
Para las empresas, la productividad del equipo significa que los empleados completen las tareas asignadas y produzcan un trabajo de calidad en los tiempos asignados para cada necesidad.
Mantener la productividad de los equipos comienza con nutrir la salud física y mental de cada empleado y establecer metas saludables.
1. Implemente un ciclo de cuatro semanas
El mundo de los negocios es acelerado, lo que significa que pueden surgir nuevas microtareas o necesidades en cualquier momento. Para los equipos que intentan alcanzar sus objetivos, esto podría significar perder de vista el trabajo actual para dar cabida a nuevas necesidades y ver cómo esas tareas anteriores se pierden.
Hacer una lista dedicada de prioridades puede ayudar a los miembros del equipo a saber qué tareas son esenciales para cumplir con los KPI. De esa manera, esas tareas principales aún se completarán incluso si surgen nuevas necesidades.
Michael Alexis de TeamBuilding hace esto implementando un ciclo de cuatro semanas. En este ciclo, convoca una reunión de equipo una vez al mes para analizar las tareas pendientes del mes. Él dice que al final del ciclo de cuatro semanas, esos objetivos deben completarse a menos que haya una interferencia significativa.
“Una de las razones por las que este enfoque de la gestión de la productividad es tan efectivo es que crea una fuerte responsabilidad”, dijo. “En muchos lugares de trabajo, especialmente en las empresas emergentes y las oficinas remotas, se pueden pasar por alto los plazos con explicaciones razonables de trabajar en otros proyectos que surgieron. Con los ciclos de cuatro semanas, pasas por alto esta oportunidad de distracciones”.
Consejo: cuando surjan nuevas necesidades, es posible que deba cambiar sus prioridades. En ese caso, reúnase con su equipo lo antes posible para discutir cómo reorganizar y reajustar.
2. Divide los objetivos grandes en partes más pequeñas
Dividir tus objetivos y tu carga de trabajo en partes más pequeñas puede hacerte sentir que estás haciendo más cosas y prohibir la sensación de estar abrumado. El mismo concepto se aplica a sus empleados: dividir la carga de trabajo semanal en tareas diarias más pequeñas puede crear sentimientos de logro entre su equipo y un impulso para hacer más.
Olivia Tan de CocoFax cree que dividir las tareas grandes en partes más pequeñas puede alinearse con la filosofía de tomar descansos frecuentes y celebrar los logros. “Tener objetivos más pequeños y manejables les permite ver su progreso de manera más regular y no se sentirán abrumados con la cantidad de trabajo que aún tienen que hacer. También puede ser útil cronometrar cada tarea completada con un descanso”, dijo Tan.
Sugerencia: en lugar de establecer muchos objetivos diferentes y más pequeños, tome objetivos SMART grandes y generales y divídalos en partes más pequeñas para ayudar a lograr avances significativos en estas tareas más grandes.
3. Considere un horario híbrido
Algunos empleados disfrutan acurrucarse en una oficina de 9 a 5, mientras que a otros les iría mejor con descansos de una hora cada pocas horas para recargar energías. Ser flexible con los horarios de sus empleados puede ayudarlos a presentarse a trabajar cuando tengan la mente despejada y la energía para lograr sus objetivos.
Considere permitir un horario híbrido que fluctúe entre el trabajo en la oficina y el trabajo remoto o permita que los empleados trabajen a su propio ritmo con plazos semanales en lugar de un horario ajustado por horas.
Sarah Schultz de OfficeTogether dijo que la flexibilidad se correlacionará positivamente con la productividad. “Si su empleado se siente apoyado y confiado para hacer su trabajo cuando y donde tenga sentido para él, es más probable que traiga lo mejor de sí mismo al trabajo todos los días, y esa gran energía y el deseo de estar completamente presente en la oficina traducirse en una productividad impactante para su empresa”, dijo.
Consejo: Permita la flexibilidad, pero controle el trabajo de sus empleados para asegurarse de que no trabajen demasiado tarde en la noche, lo que podría dificultar un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida.
4. Prioriza el equilibrio entre el trabajo y la vida
Todos hemos conocido el estrés de tener que acudir a una cita médica repentina, salir corriendo a hacer un recado urgente o atender una situación familiar durante la jornada laboral. Permitir que sus empleados tengan la libertad de ocuparse de las tareas o necesidades de la vida diaria durante la jornada laboral puede ayudarlos a sentirse apreciados y menos estresados en el trabajo.
Carsten Pleiser de Paperless dijo que dar a los empleados la libertad de trabajar cuando tienen más energía en realidad aumentará su productividad y los hará sentir más confiables y cuidados. “En lugar de presionar a su equipo para que elabore otro artículo de blog cuando ya trabajaron durante ocho horas, déles la libertad de descansar, hacer ejercicio o hacer lo que sea que les dé energía. De esta manera, pueden tener un enfoque más reflexivo y mejores resultados”.
Consejo: no envíe mensajes a sus empleados después del horario comercial o los fines de semana, ya que pueden sentirse presionados a responder.
5. Aprovecha las fortalezas de tu equipo
No le pedirías al jardinero central de un equipo de béisbol que se suba al montículo y haga algunos lanzamientos, ¿verdad? Lo mismo puede aplicarse a su equipo de trabajo. Cuando asigne tareas y haga un plan de proyecto, utilice a su equipo de la manera que sea más eficiente. Obtenga más información sobre las fortalezas y debilidades específicas de su equipo para que pueda dividir el trabajo en consecuencia.
Jordan Peagler de MKP Law Group dijo que prestar atención a las fortalezas de su equipo es una señal de un líder inteligente. “¿Tienes un gran comunicador en tu equipo? Asígneles tareas que requieran esa habilidad”, dijo Peagler. “¿Tienes a alguien que pueda analizar los datos con lo mejor de ellos? Asegúrese de no dejar que esa habilidad se desperdicie y de no asignar la tarea a alguien que tardará el doble en realizarla. Aprovechar las fortalezas de un empleado realmente requiere que un jefe preste atención y conozca a su personal”.
Sugerencia: si no está seguro de cómo medir dónde sobresalen los miembros de su equipo, pregúnteles durante un control uno a uno en qué se sienten más seguros trabajando. Pregúntale algo como «¿Dónde te sientes más seguro y dónde sientes que estás luchando?»
6. Agilice la comunicación digital
La comunicación efectiva es la clave para una oficina productiva, ya sea en persona o remota. Dotar a su equipo con las herramientas que necesitan para realizar un seguimiento de su lista de tareas pendientes, comunicarse con su equipo y mantener un registro digital de las comunicaciones y los comentarios puede ayudar a mantener a todos encaminados para alcanzar sus objetivos y hacerse responsables.
Sudhir Khatwani de The Money Mongers recomienda herramientas de gestión de proyectos como Asana o Airtable, plataformas de mensajería digital como Slack y plataformas de videoconferencia como Zoom o Google Meet. Él dice que estas herramientas pueden ayudar a los equipos que son tanto digitales como en persona o adaptarse a la flexibilidad mientras trabajan.
“Equipar a los equipos con estas nuevas tecnologías permite a los gerentes y empleados colaborar independientemente de su ubicación”, dijo Khatwani. “Estas nuevas aplicaciones también pueden ayudar a su equipo a mantenerse productivo y conectado una vez que las preocupaciones por el COVID-19 disminuyan y los empleados regresen al trabajo”.
Consejo: Cree canales tanto relacionados con el trabajo como aleatorios o divertidos en su plataforma de mensajería digital para que su fuerza laboral se sienta más conectada e involucrada en la cultura. Ejemplos de canales divertidos pueden ser los dedicados a la cultura pop, los libros o las mascotas.
7. Refuerce sus beneficios
Los empleados estarán más comprometidos con una empresa que los haga sentir valorados. Demostrar su compromiso con sus empleados puede significar proporcionar beneficios que pueden ayudar a aliviar la tensión emocional, mental o financiera en sus vidas. Piense en las formas en que su empresa puede brindar ayuda a su fuerza laboral; esto podría significar ofrecer cuidado de niños con descuento o acceso a terapia, brindar un horario de inicio flexible, asignaciones para trabajar desde el hogar o alentar medio día los viernes.
Los empleados que trabajan para empresas con una gran lista de beneficios estarán motivados para retribuir. Marina Vaamonde de House Cashin dijo que brindar beneficios debe equilibrarse con la confianza y la responsabilidad. “Esto incluye pagarles un salario respetable, darles suficiente tiempo libre para estar con sus seres queridos, darles horarios flexibles, permitirles trabajar donde y cuando quieran, y más. Mientras el trabajo se entregue en tiempo y calidad, todo está bien”.
Sugerencia: los beneficios no tienen por qué costarle a su empresa una gran suma de dinero: dar algunas horas libres los viernes o un horario de inicio y finalización flexible puede ser muy útil.
8. Practica la gratitud diariamente
Imagínese: concluye un gran proyecto, detecta un error en un informe y lo corrige o proporciona un valor agregado útil para su cliente. Pero cuando envía su trabajo, todo lo que recibe es un mensaje sobre una nueva tarea o pregunta. Eso podría disminuir su disposición a trabajar tan duro en el futuro o tratar de obtener los mismos buenos resultados.
Puede mantener a sus empleados motivados para continuar con su buen trabajo practicando la gratitud. Envíe una nota de agradecimiento o reconocimiento cuando alguien haga un buen trabajo, o cree un canal de Slack para destacar las victorias de los clientes y las historias de éxito de los miembros de su equipo.
La gratitud puede ir más allá de simplemente hacer que los empleados se sientan notados. Las investigaciones han demostrado que una cultura de agradecimiento en el lugar de trabajo se ha traducido en menos días de enfermedad y una mayor participación en la oficina.
Consejo: En lugar de un simple “gracias”, mencione cosas específicas que hicieron sus empleados por las que está agradecido. Puede ayudarlos a sentirse más valorados y especiales.
9. Regístrese una vez por semana
Hay una línea muy fina entre el registro y la microgestión, pero los registros pueden ayudar a sus empleados a sentirse valorados y apreciados en el trabajo. Más que simplemente preguntar sobre la carga de trabajo o el ancho de banda, pregunte a sus empleados sobre sus vidas y cualquier problema que puedan tener que pueda afectar el flujo de trabajo. Si es necesario, encuentre formas de acomodarlos cambiando el trabajo, ajustando los plazos o brindando información sobre cómo hacer ciertas tareas.
Marc Tonkin de JTG Travel dijo que los registros pueden verse diferentes en diferentes equipos. “Puede hacer que el empleado le envíe un correo electrónico a primera hora de la mañana para informarle cuáles son sus intenciones para el día y otro antes de irse para informarle cómo le fue. Puede ser una llamada telefónica diaria o semanal o un chat de video, o un mensaje de texto o un registro de chat en línea. Cualquiera que sea la estrategia que diseñe, usted y el empleado deben acordarla con anticipación y luego adherirse a ella hasta que decida modificarla”.
Consejo: Tonkin advierte que registrarse con demasiada frecuencia es mejor que no hacerlo lo suficiente, así que trate de hacerlo al menos una vez por semana.
10. Mantenga un flujo de trabajo consistente
Hay una diferencia entre prueba y error y un flujo innecesario en los procesos de la empresa. Una vez que haya implementado un buen sistema, demasiada fluctuación solo puede servir para confundir a su fuerza laboral y hacer que se adapten a los nuevos flujos de trabajo en lugar de concentrarse en su trabajo. Trate de mantener los procesos de la empresa lo más constantes posible para reducir la confusión.
“Nada dañará más la productividad de su empresa que los cambios y ajustes constantes”, dijo Darcy Cudmore de Quoleady . “Una empresa funciona mejor cuando sus procesos son como una máquina bien engrasada y los empleados pueden hacer su trabajo sin cuestionar lo que están haciendo o sin tener que pedir ayuda. Algunas empresas están cambiando constantemente los procesos y eso acaba con su productividad. Los cambios en la forma en que operamos pueden ser estresantes y pueden llevar mucho tiempo, especialmente si estás a distancia”.
Sugerencia: los cambios a veces son inevitables, pero trate de no implementar nuevos procesos o flujos de trabajo hasta que estén completamente realizados y listos para funcionar.
11. Fomente las rutinas de la jornada laboral
Establecer una rutina puede ayudar a cualquier persona a hacer un mejor trabajo. Algunos pueden funcionar mejor por la mañana, mientras que otros pueden funcionar mejor por la noche, pero establecer una rutina para prepararse para el éxito puede ayudarlo a asegurarse de que esté listo para comenzar en los momentos en que será más productivo.
Isabella Zhou de Trustana alienta a sus empleados a establecer una rutina pensando en las siguientes cosas: “Cree una rutina y manténgala. Al comienzo de cada semana, enumere los proyectos en los que ha estado trabajando y las tareas que deberá realizar esta semana. Es útil planificar una rutina que ayude a que las mañanas y los días de trabajo sean más fáciles. La programación, la planificación y la gestión del tiempo son parte de un trabajo más inteligente en lugar de más duro”.
Anime a sus empleados a planear qué actividades matutinas los ayudarán a despertarse y energizarse, ya sea ejercicio, café, meditación u otra tarea pendiente. Póngalos en una práctica constante de completar estas actividades y prepararse para el éxito.
Consejo: Recuerda que no todos trabajan mejor temprano en la mañana y deja que tus empleados decidan cuándo pueden atender adecuadamente cada necesidad durante la jornada laboral.
12. Elimina las reuniones innecesarias
¿Alguna vez ha visto chistes sobre cómo algunas reuniones podrían ser correos electrónicos? Puede que haya algo de verdad en eso. Si la mayoría de su equipo no está hablando o participando activamente en una reunión, es posible que se elimine esa reunión por completo. De esa manera, sus empleados pueden volver a estar completamente comprometidos con su trabajo en lugar de escuchar a medias o participar a medias durante una llamada de Zoom. Esto puede sonar especialmente cierto para las fuerzas de trabajo remotas que pueden experimentar la fatiga de Zoom .
¿Cuánto cuestan las reuniones sin sentido? Según el software de programación Doodle, se desperdiciarán alrededor de $ 24 mil millones en reuniones innecesarias cada año. Puede guardar la parte de ese pastel de su empresa examinando su agenda en busca de reuniones que, en realidad, podrían ser correos electrónicos.
Consejo: una buena reunión incluirá la discusión de varios participantes y logrará un objetivo tangible; si la suya no lo hace, es posible que pueda eliminarla del calendario.
El tiempo es dinero: el costo de una fuerza laboral no comprometida
Si sus empleados simplemente están sentados en sus asientos esperando el viernes, los impactos pueden ser peores que el incumplimiento de los plazos o la molestia. Según Gallup , una fuerza laboral no comprometida puede tener un impacto directo en estos factores:
- Calificaciones
- beneficios
- Productividad
- Rotación
- Lugar de trabajo seguro
- Hurto
- Absentismo
- Calidad
Gallup también informó que un empleado no comprometido le cuesta a su empresa alrededor de $3400 por cada $10 000 de su salario. Como el estadounidense promedio gana alrededor de $ 50,000 por año, eso significa que está viendo una pérdida anual de aproximadamente $ 17,000 por cada empleado desvinculado en su lista.
Puede mantener a los empleados comprometidos priorizando su salud mental y física, mostrándoles aprecio y manteniendo su lugar de trabajo en el buen camino. También puede aumentar la productividad de su oficina asegurándose de que sus procesos cumplan con los países en los que opera y evitando obstáculos con licencias globales, impuestos u otras necesidades logísticas .
Para obtener más información sobre cómo fomentar una fuerza laboral comprometida, consulte la siguiente infografía.
