A medida que un negocio se expande, la administración de la nómina puede ser una ocurrencia tardía. Los empleadores saben que tienen que averiguar cómo pagar a sus empleados, declarar impuestos e informar los números correctos a las agencias adecuadas, pero muchos no lo abordan desde una perspectiva estratégica. Cuando una empresa es pequeña y está ubicada en un solo país, las soluciones ad hoc pueden no ser un problema. Sin embargo, a medida que una empresa se expande a múltiples mercados internacionales, la administración y el cumplimiento de la nómina se vuelven más importantes y conllevan más riesgos financieros y legales.
La encuesta Sierra-Cedar 2016-2017 HR Systems informa que las empresas utilizan entre uno y 100 proveedores diferentes para la administración de su nómina dentro de una sola organización. Múltiples proveedores significan múltiples procesos, múltiples formatos de informes y datos variados. Con demasiados proveedores, es imposible obtener una imagen general precisa de su estrategia e implementación de nómina internacional. Expone a su empresa a riesgos de cumplimiento y oculta las ineficiencias del sistema de nómina.
¿Qué necesitas en la administración de nómina internacional?
Los requisitos para la administración de nómina internacional pueden parecer simples. Un servicio de nómina debe :
- Haga un seguimiento de las horas trabajadas y pague a los trabajadores a tiempo
- Proporcionar informes precisos al empleador.
- Presentar y reportar impuestos a las agencias apropiadas
- Cumplir con la normativa laboral de cada país
Las regulaciones gubernamentales hacen que estas tareas sean más complejas. Por ejemplo, el condado de Cook, Illinois, aprobó una nueva serie de leyes laborales con respecto al salario mínimo y la licencia por enfermedad . La ordenanza permite que los municipios individuales opten por no participar. Las ciudades que limitan entre sí pueden seguir diferentes reglas de salario mínimo y licencia por enfermedad. Si una empresa reside en una ciudad con las antiguas leyes de salario mínimo y envía al trabajador a una ciudad con la nueva ley, las horas trabajadas en la segunda ciudad deben pagarse al salario mínimo más alto.
En Francia, cada ciudadano tiene 30 días de permiso . Los empleados que trabajan voluntariamente más de 35 horas por semana pueden acumular hasta 22 días adicionales de licencia. Un administrador de nómina rastrea meticulosamente la cantidad de horas trabajadas cada semana para determinar cuántos días de licencia le debe la empresa a cada trabajador.
Mejores prácticas para implementar una administración de nómina internacional
Se necesita más que encontrar una buena empresa para manejar su administración de nómina internacional. Las empresas deben buscar la solución adecuada para satisfacer sus necesidades particulares. Cuando busque el socio adecuado, tenga en cuenta algunas de estas prácticas recomendadas.
1. Procesos e informes unificados
Dado que cada país tiene leyes y culturas diferentes, se podría pensar que cada país debería tener sus propios informes. Esto podría ser aceptable para una pequeña empresa ubicada en solo unos pocos países, pero se vuelve extremadamente ineficiente cuando trabaja en varios mercados internacionales.
Busque una empresa de administración de nómina que tenga un proceso único para la nómina sin importar dónde pague a sus empleados. La eficiencia libera tiempo de los empleados y ahorra dinero. Un formato de informe único y un informe general unificado le permiten a su empresa obtener una visión general de todo el sistema de nómina. Con una estructura de información unificada, puede ver más fácilmente las áreas de mejora.
2. Seguridad de los datos
Los piratas informáticos se dirigen a las empresas por una variedad de razones, desde entretenimiento hasta obtener ganancias de la información personal de alguien. Pueden robar la información de sus empleados y obtener acceso a la información patentada de su empresa. La seguridad de los datos es una pieza importante para la administración de la nómina.
Lexology informa que muchas empresas no utilizan ninguna seguridad adicional, de hecho:
- El 61% de los profesionales de nómina a nivel mundial utilizan métodos de correo electrónico intrínsecamente inseguros para comunicarse a través de las fronteras.
- Solo el 38% aplica protección con contraseña
- El 23% no tiene procedimientos de seguridad adicionales al enviar sus datos internacionalmente
Es responsabilidad de cada empresa mantener seguros los datos de sus empleados.
Además, muchos países tienen una fuerte legislación de protección de datos , especialmente las empresas de la UE. Su administración de nómina necesita comprender y apropiar la seguridad de los datos para mantener contentos a sus empleados y mitigar el riesgo legal.
3. Incluya Administradores de Nómina en su Estrategia Global
Debido a que las leyes de nómina pueden ser tan complejas, afectan el funcionamiento de las empresas en cada país. Cuando una ley cambia para agregar más protección al trabajador, su empresa puede ver gastos más altos. Un oficial de nómina puede ayudar a los planificadores estratégicos a comprender las complejidades que otros ejecutivos podrían pasar por alto.
Los datos y análisis efectivos de la nómina pueden ayudar a su empresa a tomar buenas decisiones.
- Le permite analizar los hechos en lugar de la intuición y tomar decisiones basadas en ellos.
- Ayuda a medir el rendimiento, el riesgo, la eficiencia y la eficacia.
- Puede comprimir ciclos comerciales y automatizar procesos.
Incluir una administración de nómina global al crear la estrategia de su empresa puede ayudar a utilizar sus datos de nómina para mejorar sus procesos comerciales. Contáctenos para obtener más información sobre sus opciones para la administración de nómina internacional.