Consejos y herramientas para el reembolso de gastos internacionales

Consejos y herramientas para el reembolso de gastos internacionales

Muchas empresas con presencia global envían a sus empleados en viajes de negocios internacionales. Incluso con videoconferencias sencillas y comunicación instantánea, no hay sustituto para una reunión cara a cara con socios, empleados o clientes potenciales. Pero los viajes internacionales conllevan muchos gastos más allá del pasaje aéreo. Viajes y entretenimiento (T&E) cubre una variedad de gastos que un empleado puede acumular durante un viaje de negocios. El proceso de reembolso de gastos puede ser un desafío, pero hay formas mejores. Estos son algunos consejos para simplificar el reembolso de sus gastos de T&E.

UGGE-Pequeño-CTA-Legal

Desafíos comunes con el reembolso de gastos internacionales

Muchas empresas todavía están haciendo el reembolso de gastos a la antigua usanza: sus empleados pagan sus gastos de su bolsillo. Cuando regresan del viaje, entregan un formulario de gastos con los recibos grapados al reverso.

Este proceso puede llevar mucho tiempo, ya que requiere varios niveles de entrada manual de datos. Primero, el empleado debe encontrar los recibos y luego ingresar los números en una hoja de cálculo o en un formulario en papel. Después de la presentación, el departamento de nómina debe procesar la solicitud de reembolso antes de emitir el pago. Cada nivel de entrada manual presenta una oportunidad de error.

Los viajes internacionales son aún más complicados ya que los gastos se pagan con múltiples monedas que difieren de la moneda del país de origen. Esto se vuelve aún más difícil en países que dependen de pagos en efectivo o tecnología que no está disponible en el país de origen, como el sistema de pago de dinero móvil de Kenia, M-Pesa.

Integrar la tecnología móvil en T&E

Los avances en la tecnología móvil a menudo reducen el error humano . El uso de un sistema T&E integrado con aplicaciones móviles les permite a sus empleados ingresar sus gastos a medida que ocurren. Las aplicaciones se comunican con un sistema de gastos centralizado que genera informes de gastos casi automáticamente.

Desafortunadamente, muchas soluciones tecnológicas exportan procesos manuales a computadoras y teléfonos inteligentes. Diseñados para imitar los procesos de lápiz y papel, no aprovechan el poder de un sistema integrado. A los empleados también les gusta, porque esta tecnología hace que ingresar sus gastos sea mucho más fácil al:

  • Unificación de viajes y gastos en una única plataforma
  • Asegurarse de que todos los departamentos involucrados con T&E estén en la misma página
  • Automatizar el proceso y dejar que evolucione a medida que cambien las necesidades
  • Establecer un plan claro para adoptar una estrategia digital con objetivos a lo largo del camino
  • Captura de datos para analizar sus gastos para ayudar con la previsión y la planificación

Una forma más eficiente de gestionar el reembolso de gastos

Si la planificación de un nuevo sistema T&E que incorpore tecnología móvil en una plataforma automatizada crea una carga adicional para su equipo, externalícelo.

Un socio de nómina internacional experimentado podrá ayudarlo a administrar a sus empleados en múltiples monedas sin requerir trabajo adicional para su departamento de nómina. La nómina internacional puede ser compleja ; confíe en un socio que esté familiarizado con las leyes locales y las expectativas de los empleados locales. También lo ayudarán a aliviar el dolor de cabeza de T&E con un único servicio centralizado que se puede utilizar en todo el mundo. Para obtener más información sobre los beneficios de asociarse con un proveedor de nómina global, comuníquese con Velocity Global hoy .