Los líderes empresariales siempre deben mirar hacia el pasado y hacia el futuro. El futuro depara nuevas iniciativas, crecimiento (con suerte) y nuevo trabajo por hacer. El pasado es la clave para comprender cómo se ha desempeñado la empresa. Un análisis cuidadoso del pasado puede ayudar a los empresarios a tomar decisiones estratégicas y tácticas para el futuro de la empresa. El ciclo contable produce estados financieros que brindan información importante para los ejecutivos. Para obtener buenos informes financieros, uno debe comprender los conceptos básicos del ciclo contable.
Paso 1: identificar y analizar transacciones
A los efectos del ciclo contable, una transacción es un evento económico que es cuantificable en términos de dinero. Cada vez que el dinero cambia de manos, esa es una transacción que debe registrarse y analizarse , como compras, pagos o cancelación de deudas incobrables.
Analice transacciones pasadas para comprender las necesidades de informes de su empresa. A partir de ahí, desarrollará un plan de cuentas mediante el cual clasificará cada transacción. Si bien cada paso es importante, este paso determina qué información obtendrá de sus informes financieros al final del proceso. Si sus transacciones están mal clasificadas, sus informes financieros le darán información menos útil sobre la empresa.
Paso 2: registrar transacciones
Cuando la contabilidad se hacía a mano, se trataba de dos pasos. Primero, la transacción ocurriría y luego alguien escribiría la transacción en un diario. Los sistemas de punto de venta automatizados hacen ambas cosas al mismo tiempo. En el momento en que vende un producto, la computadora registra la venta como una transacción y registra esa transacción. Registrado en orden cronológico, cada entrada de diario debe tener esta información:
- Fecha
- Explicación de la transacción.
- Débitos y créditos (debido a la contabilidad de partida doble ) a las cuentas correspondientes
Cuando una empresa se expande a los mercados globales, su sistema de contabilidad debe adaptarse a diferentes monedas. Los registros financieros siempre deben denominar las transacciones en una sola moneda, generalmente la moneda del país de origen, independientemente de la moneda en la que se realizó la transacción. Si una empresa estadounidense acepta un pago en euros (la moneda de transacción), los contadores registrarán la transacción en dólares (la moneda de contabilidad).
Revise los asientos del diario para asegurarse de que sean una representación precisa y fiel de la transacción que están registrando. Las entradas del diario deben ser revisadas por otra persona para garantizar la precisión y ayudar a prevenir el fraude.
Paso 3: Ingrese las transacciones en el Libro mayor
En períodos regulares, las transacciones se mueven del diario al libro mayor. La diferencia entre un libro mayor y un diario es cómo organizan las transacciones. El diario organiza las transacciones cronológicamente, mientras que el libro mayor agrupa transacciones similares de acuerdo con el plan de cuentas. Los sistemas de contabilidad automatizados pueden registrar transacciones directamente desde el punto de venta al libro mayor.
Paso 4: Balance de comprobación
Antes de que uno prepare los informes finales, un contador creará un balance de prueba . Esta es una lista de todas las cuentas de la empresa en un momento dado. El balance de prueba le da al contador la oportunidad de verificar si los débitos y créditos de cada cuenta coinciden. Si no, hay un error en algún lugar del libro mayor.
Si hay un error en el libro mayor, el contador crea una cuenta de ajuste temporal para hacer coincidir los débitos y créditos. La cuenta es temporal porque permanece solo hasta que alguien encuentra y corrige el error en el libro mayor. Cuando se hace todo esto, el contador crea el balance de prueba ajustado.
Paso 5: preparar informes financieros
Los informes financieros son el objetivo del proceso contable. Están destinados a proporcionar información útil y relevante sobre el desempeño pasado de la empresa para ayudar a influir en las decisiones futuras. Hay cinco estados que componen los informes financieros de cualquier empresa:
- El estado de situación financiera, o un balance, muestra los activos, pasivos y patrimonio de una empresa.
- El estado de rendimiento financiero , o estado de resultados, muestra los ingresos y gastos de un período determinado
- El estado de cambios en el patrimonio incluye más detalles sobre la parte del patrimonio del balance
- El estado de flujo de efectivo muestra el movimiento de efectivo dentro y fuera de la empresa.
- Las notas a los estados financieros contienen notas útiles para explicar y ampliar las secciones de los estados financieros.
Diferencias en el Ciclo Contable Global
Si bien los ciclos contables generalmente siguen siendo los mismos sin importar dónde haga negocios, existen dos estándares principales para la contabilidad en el mundo que determinan cómo registra e informa las transacciones: los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, o GAAP, y las Normas Internacionales de Información Financiera, o IFRS. Estados Unidos usa GAAP, mientras que la mayoría de los otros países, alrededor de 120 de ellos, usan IFRS.
La principal diferencia entre los dos estándares es que GAAP se basa en reglas y IFRS se basa en principios. Esto significa que podría haber diferentes interpretaciones de los principios IFRS frente a GAAP, que tiene reglas muy específicas.
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